Politik for behandling af personoplysninger

POLITIK FOR BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

                                                    

Advokatfirmaet Vogel & Gammelby I/S

Vestergade 1

6800 Varde

CVR-nr. 35 71 25 18

Tlf.nr. 75 22 00 11

E-mail: post@advovest.dk

www.advovest.dk

 

 

  1. Generelt om behandling af personoplysninger

    1. Advokatfirmaet Vogel & Gammelbys kerneaktivitet er juridisk bistand og anden advokatbistand. For at vi kan yde sådan bistand, og betjene vores klienter samt drive vores advokatvirksomhed i øvrigt, har vi brug for at behandle personoplysninger.

  2. Advokatfirmaet Vogel & Gammelby er dataansvarlig

    1. Advokatfirmaet Vogel & Gammelby er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger, som vi indsamler eller på anden måde modtager som led i vores sagsbehandling og drift af Advokatvirksomhed.

    2. Advokatfirmaet Vogel & Gammelby behandler personoplysninger i overensstemmelse med de grundlæggende principper for god databehandlingsskik om lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed.

    3. Advokatfirmaet Vogel & Gammelbys advokater og andre medarbejdere i øvrigt kan tilgå sådanne informationer og personoplysninger, som er relevante i forhold til deres ansvarsområde og forpligtelser. Alle juridiske medarbejdere er bundet af den lovbestemt tavshedspligt, jf. Advokatsamfundets regler herom. ligesom der er indgået databehandleraftaler med vore databehandlere. Øvrige medarbejder er også underkastet fuld fortrolighed.

    4. Vi prioriterer beskyttelse af persondata højt og har vedtaget en intern persondatapolitik, som løbende vil blive vurderet for bedst muligt at sikre de persondata, som vi indhenter eller modtager fra vore klienter eller tredjemand.

    5. Vi behandler og opbevarer ikke-følsomme personoplysninger med hjemmel i forordningens Art. 6, (1), c) og d), mens følsomme personoplysninger behandles og opbevares med hjemmel i forordningens Art. 9, (2), f).

 

  1. Formål med behandlingen af personoplysninger

    1. Juridisk bistand, herunder ved hverv som offentlig beskikket

      1. Advokatfirmaet Vogel & Gammelby behandler personoplysninger med henblik på etablering af klientforholdet samt for effektivt at kunne bistå med den sag, som er betroet Advokatfirmaet Vogel & Gammelby. Formålet med og omfanget af sagsbehandlingen i den konkrete sag er nærmere fastlagt i aftalen om juridisk bistand mellem Advokatfirmaet Vogel & Gammelby og klienten og/eller gennem vores hverv som offentlig beskikket bobestyrer, bobehandler, kurator eller forsvarer.

    2. Drift af Advokatvirksomhed

      1. Herudover behandler vi personoplysninger, som vi har modtaget som led i Sagsbehandlingen i vores drift af Advokatvirksomhed. Dette sker bl.a. for at opfylde lovkrav og de pligter, vi har som advokater f.eks. til at gennemføre interessekonflikttjek og kundekendskabsprocedurer forud for opstart af sagsbehandlingen. Som led i driften af Advokatvirksomhed behandler vi desuden personoplysninger i forbindelse med administration af vores whistleblower-ordning, analyser, drift og optimering af vores hjemmeside, markedsføring og forbedring af vores rådgivning og services samt for at kunne forsvare os mod eventuelle retskrav.

    3. Andre formål

      1. Vi kan også behandle personoplysningerne til andre formål, som ikke er uforenelige med de ovenfor beskrevne formål. Dette kan ske, hvis vi skønner, at det er nødvendigt eller hensigtsmæssigt for Sagsbehandlingen, og/eller hvis det er i vores legitime interesse i driften af vores Advokatvirksomhed, og vores interesse heri samtidig overstiger den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder.

  2. Hvilke oplysninger indsamler vi

    1. Visse sagstyper kan nødvendiggøre, at vi også behandler oplysninger indenfor de særlige kategorier af personoplysninger, det vil blandt andet sige personnummer, om strafbare forhold, helbredsoplysninger, oplysninger om race og etnicitet eller fagforeningsmæssige tilhørsforhold.

  3. Hvor stammer personoplysningerne fra

    1. Vi kan løbende modtage og indhente personoplysninger fra klienten selv gennem e-mailudveksling, breve, interviews eller telefonsamtaler. Klienten indestår for, at dennes egne personoplysninger er korrekte på det tidspunkt, hvor de gives til os. Vi opfordrer vores klienter til at orientere Advokatfirmaet Vogel & Gammelby, hvis der senere sker ændringer i deres oplysninger, med henblik på at vi kan foretage en opdatering.

    2. Personoplysninger og anden information om klienten eller andre interessenter, der indgår i en given sag, indhentes også ofte enten efter aftale med klienten eller med anden hjemmel, fra eksterne kilder, herunder fra en modpart, andre rådgivere, myndigheder, domstole eller andre interessenter eller tredjeparter samt offentligt tilgængelige registre og medier.

  4. Modtagere af personoplysninger

    1. Vi videregiver ikke personoplysninger, medmindre videregivelse er nødvendig eller hensigtsmæssig for den enkelte sag og sker til opfyldelse af aftalen med Advokatfirmaet Vogel & Gammelby, med klientens senere indhentede udtrykkelige samtykke eller med hjemmel i gældende national eller EU-lovgivning i øvrigt.

    2. I nogle sager kan det være nødvendigt og relevant at videregive personoplysninger til eksempelvis:

  5. domstole, herunder minretssag.dk, samt voldgifter og mediatorer,

  6. offentlige myndigheder eller styrelser samt offentlige nævn og råd m.v.,

  7. offentlige registre, herunder virk.dk og tinglysning.dk,

  8. andre advokater, som er relevante for sagen,

  9. andre rådgivere, herunder revisorer, som er relevante for sagen,

  10. sagkyndige eksperter og vurderingsmænd,

  11. < >

    kontraktparter, eller andre tredjeparter eller interessenter, som har direkte eller indirekte tilknytning til sagen,

  12. pårørende eller andre nærtstående til en registreret person.

    1. Videregivelse i medfør af hvidvaskloven

      1. Advokatfirmaet Vogel & Gammelby er forpligtet til at videregive identitetsoplysninger til pengeinstitutter med henblik på opfyldelse af hvidvasklovens krav om identifikation af de reelle ejere af indestående på Advokatfirmaet Vogel & Gammelbys generelle klientkonto eller særskilte klientkonti, som er oprettet af Advokatfirmaet Vogel & Gammelby hos det pågældende pengeinstitut vedrørende klienten.

      2. Advokatfirmaet Vogel & Gammelby er i visse situationer forpligtet til at foretage underretning til Advokatsamfundet, Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet ("SØIK") eller Finanstilsynet ved mistanke om eller rimelig grund til at formode, at en transaktion, midler eller en aktivitet har eller har haft tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme. Der kan i forbindelse med en sådan underretning ske videregivelse til Advokatsamfundet, SØIK og/eller Finanstilsynet af indhentede identitets- og kontroloplysninger samt andre oplysninger, som er påkrævet efter hvidvasklovens bestemmelser.

  13. Opbevaring og sletning af personoplysninger

    1. Generelt og om vores "kontaktpersoner"

      1. Advokatfirmaet Vogel & Gammelby opbevarer personoplysninger, så længe som det er nødvendigt i henhold til formålet med behandlingen samt i henhold til regler om forældelse af formueretlige krav. Advokatfirmaet Vogel & Gammelby sletter således personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for Advokatfirmaet Vogel & Gammelby at opbevare i forhold til det/de formål og retsgrundlag, som de behandles til. Længere tids opbevaring kræver, at der er indgået aftale herom.

      2. Som hovedregel slettes oplysninger efter følgende kriterier, medmindre vi har et andet grundlag for at opbevare oplysningerne i længere tid. Fristerne regnes fra klientforholdets eller den enkelte transaktions ophør:

  14. For oplysninger, som er omfattet af vores forpligtelse efter hvidvaskloven, er fristen 5 år.

  15. For øvrige oplysninger, som behandles i løbende klient- og sagsforhold, er fristen op til 10 år.

  16. For visse oplysninger kan fristen være op til 30 år.

    1. For at kunne holde forbindelsen og kommunikere fremadrettet opbevarer vi med hjemmel i interesseafvejningsreglen, relevante og almindelige kontaktoplysninger om klienter, leverandører og andre relevante interessenter i min. 10 år.

  17. Klientens og andre registreredes rettigheder

    1. < >

      Vi opfylder vores oplysningspligt overfor klienten og andre registrerede gennem den aftale vi indgår, herunder som led i offentlige beskikkede hverv om juridisk rådgivning og/eller gennem et særligt oplysningsbilag samt ved denne politik.

    2. Under sagens behandling opfylder vi som udgangspunkt vores oplysningspligt gennem orientering i forbindelse med den øvrige kommunikation om sagen. Vores tavshedspligt og lovgivning kan have til konsekvens, at der er undtagelser til oplysningspligten, jf. nedenfor.

    3. Hvis vi som led i sagens behandling modtager personoplysninger om tredjeparter, informerer vi snarest muligt den/de registrerede herom, medmindre vi er undtaget fra oplysningspligten efter persondataforordningen art. 14 eller databeskyttelsesloven § 22, f.eks. som følge af vores lovbestemte tavshedspligt eller såfremt den registreredes interesser findes at burde vige for afgørende hensyn til klientens eller andres interesser.

  18. Øvrige rettigheder

    1. Registrerede personer, hvis oplysninger Advokatfirmaet Vogel & Gammelby behandler, har efter persondataforordningen en række rettigheder.

    2. Registrerede har:

  • ret til at anmode Advokatfirmaet Vogel & Gammelby om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger,

  • ret til at trække sit samtykke til behandling af sine personoplysninger tilbage. Tilbagekaldelse af samtykke vil kun få virkning for Advokatfirmaet Vogel & Gammelbys fremtidige behandling af de relevante personoplysninger,

  • ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen heraf begrænset,

  • ret til at modtage personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet),

  • ret til i visse tilfælde at gøre indsigelser mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger,

  • en ubetinget ret til at modsætte dig direkte markedsføring, og

  • ret til at indgive en klage til Datatilsynet over Advokatfirmaet Vogel & Gammelbys behandling af dine personoplysninger. Datatilsynets adresse er Borgergade 28, 5., 1300 København K, tlf.nr. 33 19 32 00, e-mail: dt@datatilsynet.dk, www.datatilsynet.dk

  • Behandlingssikkerhed og kommunikation via e-mail

    1. Advokatfirmaet Vogel & Gammelby har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

    2. Vi kommunikerer via almindelig e-mail, når mailen indeholder ikke-følsomme personoplysninger. E-mail indeholdende følsomme personoplysninger sendes via sikkermail, almindelig post eller benytter mundtlig kommunikation. Sikker mail forudsætter dog, at modtageren kan modtage sikkermail. Hvis klienten eller andre anmoder om det, benytter vi almindelig post som alternativ.

    3. Advokatfirmaet Vogel & Gammelby kan ikke garantere sikkerheden af de personoplysninger, som sendes til Advokatfirmaet Vogel & Gammelby via almindelig e-mail. Enhver fremsendelse af personoplysninger til Advokatfirmaet Vogel & Gammelby via almindelig e-mail sker derfor på eget ansvar.

  • Ikrafttræden og ændringer

    1. Denne politik for Advokatfirmaet Vogel & Gammelbys behandling af personoplysninger er gældende fra 25. maj 2018. Vi har vedtaget en særlig persondatapolitik for vores medarbejdere.

    2. Advokatfirmaet Vogel & Gammelby kan foretage ændringer i denne politik. I givet fald giver vi meddelelse om sådanne ændringer via vores hjemmeside.

      ooOoo